اصول مستندسازی در آزمایشگاه پزشکی و نکات آن

به نام خدا

از سری نوشته ­­های “برای آزمایشگاهیان نوشته­ ام” ۵

۱۳۹۷/۱۰/۲۰

حقوق مادی و معنوی این نوشتار برای نویسنده محفوظ است.

 

اصول مستندسازی در آزمایشگاه پزشکی و نکات آن

Principles of documentation in the medical laboratory and its tips

 

نویسنده: دکتر صغری روحی دهنبه

منبع عکس ­ها: ترسیم شده توسط نویسنده یا اینترنت

 

درخت توگر بار دانش بگیرد

به زیر آوری چرخ نیلوفری را

                               شعر از ناصر خسرو

       

 

 

یک پیام کوتاه:

انجام درست کار درست از مسئولیت­های اجتماعی هر یک از افراد جامعه است.

به مستندسازی کارآمد و اثربخش در آزمایشگاه پزشکی اهمیت دهیم تا بهره ­وری در آزمایشگاه افزایش یابد.

 

  در مطلب

 ” برای آزمایشگاهیان نوشته­ ام ۵ ” به ذکر

۱۰ اصل مستندسازی در آزمایشگاه پزشکی و نکات آن

پرداخته شده است، 

همجنین در این مقاله بسیار کاربردی،

اولین سندی که در هنگام استقرار سیستم مدیریت کیفیت

باید به نحو  صحیح در آزمایشگاه نوشته و به کار گرفته شود

معرفی شده است.

یادمان باشد فقط در صورت درک عمیق این اصول

شاهد پیشرفت چشمگیری در استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه تشخیص پزشکی خواهیم بود.

مطالعه این مقاله بسیار کاربردی به شما عزیزان توصیه می­شود …

 

 

  مقدمه

مستندسازی (ایجاد مدارک و سوابق) یکی از ارکان سیستم مدیریت کیفیت است که در صورت انجام صحیح سبب ایجاد  “هرم مستندات” در آزمایشگاه می­شود. در این مقاله به اصول مستندسازی در آزمایشگاه پزشکی و نکات آن پرداخته شده است زیرا  مستندات آزمایشگاهی انواعی دارد که باید شناسایی و تفکیک شده و به نحو درست؛ با انشای صحیح نگارش شوند.

همچنین در این مقاله شما با تفاوت مدارک و سوابق و کنترل آن­ها آشنا خواهید شد. در ضمن طبق قول داده شده در مقاله قبلی،  در این مقاله به این سوال پاسخ داده خواهد شد که اولین و اصلی ­ترین سندی که در آزمایشگاه در زمان استقرار سیستم مدیریت کیفیت باید نوشته شود کدام سند است؟

پس شعار این مقاله:

انجام درست کار درست، وظیفه هر یک از ما در آزمایشگاه

  • استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه بر اساس الزامات استاندارد ۱۵۱۸۹

          یک کار درست است، به شرط آن­که به صورت درست انجام شود.

  • همچنین مستندسازی یک کار درست است، به شرط آن­که درست انجام شود

         در غیر این­ صورت به جز اتلاف انرژی و خستگی چیزی به بار نخواهد آورد.

شایان ذکر است انجام مستندسازی فقط با رعایت اصول صحیح، ما را با یک مستندسازی کارا و اثربخش مواجه می­کند.

و اما …

دو نکته مهم قابل توجه

  • نکته مهم اول این­که اسناد سازمانی باید در همان ابتدا، به دو دسته برون­ سازمانی و درون­ سازمانی تفکیک شوند.
  • نکته دوم مهم این­که ما در سیستم مدیریت کیفیت “فرم رها” یا “دستورالعمل رها” یا “استاندارد داخلی رها” نداریم. همه این­ها به یک فرایند و روش اجرایی مربوط به آن وصل است.

یادمان باشد برای خیلی از مسائل سازمان ملی استاندارد، استانداردهایی را نوشته است. برای مستندسازی هم استاندارد ملی ۱۰۰۱۳ را داریم که اگر الزامات آن را در جریان استقرار سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد ۱۵۱۸۹ رعایت نماییم، عملکرد موفق­ تری خواهیم داشت و نتیجه کار مستندسازی برای آزمایشگاه کارآمدتر و اثربخش­ تر بوده، بهره ­وری بیشتر خواهد شد.

بیایید همراه شده، این اصول را بیاموزیم…

 

اصل اول

با عشق کارکنیم…

به سخنی انگیزه­ بخش از سخنان یکی از بزرگان علم کیفیت توجه نمایید:

پروفسور کندو یکی از برجستگان مبحثTQM  که دکترای متالوژی دارد

 در کتابی تحت عنوانHuman Motivation  چنین نتیجه گیری می­کند:

کسانی که دلشان میخواهد کیفیت را بهبود بخشند(عشق به کار دارند)

بیشتر از کسانی که میتوانند کیفیت را بهبود بخشند(متخصص هستند)

باعث بهبود کیفیت می­شوند.

یادمان باشد

اگر وظایف محوله را در آزمایشگاه با عشق انجام دهیم

حتما باعث ارتقاء کیفیت خدمات آزمایشگاهی خواهیم شد.

 

اصل دوم:

“چرا مستندسازی؟”

اگر رئیس آزمایشگاه هستید و می­پرسید “چرا مستندسازی؟”

پاسخ را در تصویر مشاهده نموده و درمطالب زیر بخوانید.

امر استقرار سیستم مدیریت کیفیت و خصوصا مستندسازی در ابتدای کار هزینه ­بر و زمان­ بر به نظر می­رسد

اما به مرور زمان باعث نظم و­­ ترتیب، سود و مزیت رقابتی خواهد شد.

چرا که:

آزمایش توسط کارکنان آموزش­ دیده احراز صلاحیت­ شده

توسط دستگاه­های کالیبره­ شده تحت کنترل،

 با معرف­های تهیه شده از تامین­ کنندگان مجاز تایید صلاحیت شده و

بر اساس روش­های استاندارد و به ­روز که به درستی در آزمایشگاه مستندشده است،

انجام می­شود.

 

در واقع مستندسازی روش مفيد و موثری است

جهت شناسايی فرآيندهای موثر بر کيفيت،

مدون کردن فعاليت­ها و

تعیین نحوه کنترل، پایش و نظارت آن­ها

برای بهبود مداوم

 

 

 

ادامه اصل دوم:

“چرا مستندسازی؟”

اگر کارمند هستید و می­پرسید “چرا مستندسازی؟”

امر استقرار سیستم مدیریت کیفیت و خصوصا مستندسازی

برای کارکنان در ابتدای کار زمان­بر و  پرزحمت به نظر می­رسد

اما به مرور زمان

باعث نظم و­­ ترتیب،

کاهش تکرارهای غیرضروری و

کمک در پاسخ­گویی به مدیران و مراجع

خواهد شد.

چرا که:

آزمایش توسط کارکنان شایسته آموزش ­دیده احراز صلاحیت­ شده

توسط دستگاه­های کالیبره­ شده تحت کنترل،

 با معرف­های تهیه شده از تامین­ کنندگان مجاز تایید صلاحیت شده و

بر اساس روش­های استاندارد و به­ روز که به درستی در آزمایشگاه مستندشده است، انجام شده و

در نتیچه فعالیت­های ذکر شده فوق سوابق مناسب بر اساس مدارک آزمایشگاه ایجاد می­شود.

اقدامات فوق حاشیه سودی را برای آزمایشگاه ایچاد خواهد کرد که در صورت وجود مدیریت نوین،

می­تواند در جهت تعالی سازمانی آزمایشگاه و رفاه کارکنان هزینه شود.

 

 

 

 اصل سوم:

ایجاد انگیزه در کارکنان  و تهییج آنان

 برای انجام مستندسازی به عنوان پایه استقرار سیستم مدیریت کیفیت

  یک رئیس آزمایشگاه آگاه و متعهد با سبک مدیریت نوین، در کارکنان سازمانش انگیزه ایجاد می­کند.

 

اما نمایی ازعکس ­العمل برخی از کارکنان به امر مستندسازی!!!!!

 

این وظیفه مدیریت است که با یک راهبری صحیح

اهمیت مستندسازی در آزمایشگاه  را به کارکنان آموزش داده،

ابتدا به آنها انگیزه داده و سپس آنها را تشویق و تهییج نماید

تا  با رضایت خاطر در امر مستندسازی مشارکت داشته باشند.

 

 

اصل چهارم:

 وجود یک مدیریت متعهد

وجود یک مدیر متعهد به نظام مدیریت و تعالی سازمانی و همچنین متعهد به استقرار سیستم مدیریت کیفیت؛ با همه زحماتش، از اصول اساسی در شروع امر مستندسازی است که باعث می­شود کارکنان با رغبت بیشتری به کار بپردازند.

در اصل سوم اشاره شده است به ایجاد انگیزه در کارکنان، این اتفاق زمانی نمود واقعی پیدا می کند که کارکنان تعهد مدیریت را  که از تار و پود وجود مدیر برمی­آید احساس نمایند. در این­صورت در آن­ها انگیزه ایجاد شده و با میل­ و رغبت و با دل­ و جان به مشارکت در امر استقرار سیستم مدیریت کیفیت می­پردازند.

 

اصل پنجم:

 وجود کارکنان مشارکت­ کننده

در اصل چهارم اشاره شده است به اهمیت وجود یک رئیس آزمایشگاه متعهد با مدیریت استراتژیک. این اتفاق زمانی نمود واقعی پیدا می­کند که رئیس آزمایشگاه نگرش فرایندی منتج به نگرش سیستمی داشته باشد تا به این ترتیب کارکنان با مشاهده یک مدیریت هدفمند  و متعهد انگیزه پیدا کرده، با میل­ و رغبت و با دل­ و جان به مشارکت در امر استقرار سیستم مدیریت کیفیت بپردازند.

 

( پاسخ به پنج”W” و یک “H“) با مشارکت کلیه کارکنان در فرایندهای آزمایشگاه،

 مدیریت و راهبری را در آزمایشگاه  برای رئیس آزمایشگاه و مسئولین بخش ­های آزمایشگاهی سهل­ تر می­کند.

“Who”, ”What”, ”Where”, ”When”, “Why” and  “How”

شکل۱

 

اصل ششم:

تشکیل کمیته تضمین کیفیت به ریاست رئیس آزمایشگاه

 به عنوان بازوی کمکی مهم در جهت امر استقرار سیستم مدیریت کیفیت

استقرار سیستم مدیریت کیفیت به جهت ارائه خدمات با کمترین خطا و

 به منظور کسب رضایت ذینفعان خصوصا بیماران  و جلب اعتماد آنان انجام می­گیرد.

انجام این امر نیاز به برنامه­ ریزی استراتژیک وهدفمند

 توسط یک کارگروه ۲ تا ۱۲ نفره، وا بسته به بزرگی سازمان دارد.

رئیس آزمایشگاه/مسئول فنی، رئیس این کمیته است که مسئولانه هدایت کار را بر عهده می­گیرد.

 

 

 

اصل هفتم:

 شناسایی فرایندهای سازمانی آزمایشگاه پزشکی

فرایندهای آزمایشگاه پزشکی در سه دسته قرار داشته که باید شناسایی و مورد مدیریت قرار گیرند.

به تصویر زیر که با عنوان” نقشه ذهنی فرایندهای آزمایشگاه” ترسیم شده است، توجه نمایید.

نقشه ذهنی فرایندهای آزمایشگاه پزشکی

 

 

اصل هشتم:

انجام مستندسازی طبق اصول استاندارد برای ایجاد هرم مستندات

 

پس از شناسایی فرایندها در آزمایشگاه و تهیه شناسنامه برای آنها، باید روش­های اجرایی را بنویسیم. در روش­های اجرایی تعیین می­شود که چه کسی کار را انجام می­دهد و چه دستورالعمل­ها، چه راهنماها­، چه استانداردهای داخلی و چه فرم­هایی باید تهیه شود. در این راستا تهیه و تدوین راهنماهای کاری، استانداردهای کاری، دستورالعمل­های کاری و فرم­های مرتبط با فرایند نیز باید با انشای خاص خود انجام شود. بدیهی است اسناد تهیه شده مرتبط با فرایندها، پس از تایید، تصویب، صدور و ابلاغ، در جریان کار و ارائه خدمت مورد استفاده قرار می­گیرند تا نتیجه خدمت با کیفیت مناسب؛ (صحیح، دقیق و به ­هنگام)، و با حداقل خطای ممکن ارائه گردد.

قبل از شروع به نوشتن روش اجرایی بهتر است مراحل کار را در یک روندنما مشخص کرده، سپس اقدام به نوشتن روش اجرایی نماییم تا چیزی از جزئیات جا نماند. روندنما در واقع روند اجرای عملیات، مراحل و جزئیات برنامه و ورودی و خروجی هر مرحله از کار را مشخص می‌کند. استفاده از روندنما جهت نشان دادن همه فرایندهای آزمایشگاه مفید و باارزش است چرا که با کمک آن تجزیه و تحلیل و تفسیر برنامه، عیب‌یابی و استفاده توسط سایر افراد به غیر از تهیه ­کننده آسان می‌شود. برای رسم فلوچارت آگاهی و تسلط بر مراحل مورد نیاز و ترتیب آنها جهت به‌دست آوردن نتیجه مورد نظر، ضروری است.

مزیت: روندنما قابلیت نصب در اتاق­های مرتبط را دارا بوده و در صورت تهیه به شکل استاندارد و صحیح،

یکی از اسناد با ارزش آزمایشگاه است.

نقیصه: عدم امکان ذکر برخی جزئیات در روندنماها، مانند شماره راهنماها، دستورالعمل­ها، استانداردهای داخلی

و معرفی فرم­های مورد نیاز جهت ایجاد سوابق.

چگونگی رسم روندنما و تدوین روش اجرایی برای فرایندهای آزمایشگاه  با ذکر کلیه جزییات

در مطلب “برای آزمایشگاهیان نوشته ­ام” ۴

آموزش داده شده است.

 رجوع به این مقاله ارزشمند در سایت www.yadazma.comبه علاقمندان توصیه می­شود.

 

 

اصل نهم:

نکات کلی رویه مستندسازی در آزمایشگاه پزشکی

برای نوشتن روش اجرایی به ­صورت متن از روی روندنمای ترسیم شده برای فرایند، باید تابع روش اجرایی مستندسازی، شماره ­گذاری و کنترل مدارک آزمایشگاه باشید و نکات کلی زیر را  طبق بند ۴-۳ استاندارد INSO-ISO 15189 با عنوان ” کنترل مدارک ” رعایت نمایید..

  1. سند نوشته شده باید مزین به موارد زیر باشد:
  • عنوان سند،
  • شماره سند،
  • شماره ویرایش،
  • تاریخ تهیه،
  • تاریخ بازنگری،
  • نام و امضای تهیه­ کننده،
  • نام و امضای تاییدکننده،
  • نام و امضای تصویب­ کننده.
  1. طبق استاندارد ۱۰۰۱۳ در هر سند باید به ۷ مورد زیر اشاره شود:
  1. هدف از ایجاد سند
  2. دامنه کاربرد سند
  3. منابع مورد استفاده در ایجاد سند
  4. تعاریف
  5. شرح اصلی سند
  6. فرم­های مورد استفاده جهت ایجاد سوابق مرتبط با به ­کارگیری سند
  7. پیوست­های مرتبط با سند شامل راهنماها، استانداردها، دستورالعمل­ها، بروشورها و …

به یاد داشته باشیم هر یک از بندهای اصلی بالا می­تواند زیربندهایی داشته باشد که با شماره­ هایی مانند؛

            ۱-۱، ۲-۱ و … برای بند اصلی ۱،

            ۱-۲، ۲-۲ و … برای بند اصلی ۲،

            ۱-۳، ۲-۳ و … برای بند اصلی ۳،

            ۱-۴، ۲-۴ و … برای بند اصلی ۴،

            ۱-۵، ۲-۵ و … برای بند اصلی ۵،

             ۱-۶، ۲-۶ و … برای بند اصلی ۶،

             ۱-۷، ۲-۷ و … برای بند اصلی ۷ .

نکته قابل توجه۱: در اسناد به زبان فارسی اعداد از سمت راست نوشته و خوانده می­شوند.

نکته قابل توجه۲: در بند ۱-۱ همه اسنادی که در آزمایشگاه تهیه می­کنید باید به این نکته اشاره کنید که سند قابل بازنگری است.

می­توانید در این بند جمله زیر را بنویسید:

۱-۱) بازنگری این سند بنا به پیشنهاد هر یک از کارکنان ذی­صلاح و با تائید رئیس آزمایشگاه/ مسئول ­فنی امکان­ پذیر است.

 

 ادامه اصل نهم:

اولین و مهم­ترین سند در آزمایشگاه …

در مقاله قبل قول داده بودم در این مقاله بگویم

کدام سند؛

اولین و مهم­ترین سندی است که

در شروع امر مستندسازی باید درآزمایشگاه نوشته شود تا

 یک مستندسازی کارا و اثربخش را درآزمایشگاه تجربه نماییم؟

پاسخ

اولین سندی که در هنگام استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه باید به نحو صحیح نوشته و به کار گرفته شود،

” روش اجرایی مستندسازی، شماره­ گذاری، کنترل مدارک، بازنگری و نحوه صدور ” و دستورالعمل مربوطه است

 تا قابلیت ردیابی مدارک ایجاد شود.

اگر این سند به­ صورت درست و در جزییات دقیق تدوین شود

 الزام بند ۴-۳ استاندارد INSO-ISO 15189 در آزمایشگاه برقرار خواهد شد.

  در واقع این سند به بیان

رویه مستندسازی، نحوه شماره ­گذاری، نحوه کنترل و نحوه بازنگری و صدور مدارک

می­پردازد.

جالب است که بدانید در همین سند به

 نحوه تفکیک اسناد و مدارک آزمایشگاهی،

 نحوه چاپ،

نحوه بازنگری،

 ایجاد ویرایش و

 نحوه پشتیبانی

 از اسناد در آزمایشگاه

 اشاره می­شود.

 تاکید می­شود این سند اولین سندی است که باید در آزمایشگاه تهیه شود تا در زمان شناسایی فرایندها و

نوشتن روش­های اجرایی و دستورالعمل­های مربوطه و تهیه فرم­ها بتوان قابلیت ردیابی مدارک را ایجاد کرد.

 

 اصل دهم:

اقدام، اقدام، اقدام…

 

اقدام برای چه؟

 برای یک جهش در جهت دست­یابی به مدیریت فراگیر کیفیت(TQM)

 جهش برای چه؟

برای ارتقاء کیفیت خدمات آزمایشگاه، جلب رضایت ذینفعان و کسب اعتماد آنان.

 

رسیدن به مدیریت فراگیر کیفیت(TQM)

 باعث ایجاد یک مزیت رقابتی در دنیای پررقابت کسب ­و کار می­شود.

 

 امیدوارم تا اینجا به اساس و نحوه نوشتن روش اجرایی مستندسازی، شماره­ گذاری، کنترل مدارک، بازنگری و نحوه صدور آشنا شده باشید، قلم و کاغذ بردارید یا اگر به نرم­ افزار word تسلط دارید شاید بهتر از قلم و کاغذ، نشستن پای کامپیوتر باشد. بیایید دانسته­ هایتان را به کار بگیرید و در همین لحظه برای کسب مهارت “روش اجرایی مستندسازی، شماره­ گذاری، کنترل مدارک، بازنگری و نحوه صدور” را بنویسید.

 

یک  پیشنهاد تامل برانگیز

برای تفکیک اسناد و مدارک آزمایشگاه ضمن استفاده از حروف اختصاری مربوط به نوع سند،

از آیتم تفکیک رنگی اسناد نیز استفاده کنید.

رعایت نکته ظریف زیر باعث جذاب شدن امر مستندسازی در آزمایشگاه شما می­شود.

بهتر است برای ایجاد تفکیک رنگی اسناد و مدارک:

از چاپ در کاغذ سفید رنگ برای آیین ­نامه ­ها استفاده کنیم.

 از چاپ در کاغذ آبی رنگ برای روش­های اجرایی استفاده کنیم.

از چاپ در کاغذ صورتی رنگ برای  دستورالعمل­های کاری استفاده کنیم.

از چاپ در کاغذ زرد رنگ برای  استانداردهای داخلی استفاده کنیم.

از چاپ در کاغذ سفید رنگ برای فرم­ها استفاده کنیم.

 

 

به پایان آمد این دفتر حکایت همچنان باقی

به صد دفتر نشاید گفت حسب الحال مشتاقی

                                                                                                                    سعدی

  

در مطلب

 ” برای آزمایشگاهیان نوشته­ ام ۶ ” به

اصول۵Q  و ارتباط آن با مدیریت فراگیر کیفیت

پرداخته شده است، 

یادمان باشد در صورت درک عمیق اصول ۵Q  و

با دو بال تعهد مدیریت و مشارکت کارکنان

شاهد معجزه ارتقاء کیفیت خدمات در آزمایشگاه­مان خواهیم بود.

مطالعه این مطلب کاربردی به شما عزیزان توصیه می­شود.

 

سلسله مطالب مفید “برای آزمایشگاهیان نوشته ­ام” را  

در سایت یادآزما

برای افزایش آگاهی و شروع بهبود در آزمایشگاهتان دنبال کنید …

 

برای دانلود این مقاله به لینک زیر مراجعه نمایید

 

لینک دانلود

نام فایل: برای آزمایشگاهیان نوشته ام ۵(دکتر صغری روحی دهنبه)

پسوند فایل: pdf.

حجم فایل: ۱٫۱۸MB



 

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

توجه داشته باشید پس از ارسال نظر، نظر شما نمایش داده خواهد شد.