به نام خدا

از سری نوشته­­ های “برای آزمایشگاهیان نوشته ­ام” ۹

۱۳۹۹/۸/۱۶

حقوق مادی و معنوی این نوشتار برای نویسنده محفوظ است.

 

ارائه روش اجرایی مستندسازی و کنترل مدارک در آزمایشگاه های پزشکی

برای مدیریت مستندسازی و کنترل مدارک بر اساس استاندارد INSO-ISO 15189 ،

 با اشاره به نکاتی در زمینه

اهمیت توجه به این فرایند در گام های اول پروژه استقرار سیستم مدیریت کیفیت

 

Documentation management according to INSO-ISO 15189 standard in medical laboratory

and its importance in the first steps of quality management system implementation project

 

نویسنده: دکتر صغری روحی دهنبه

منبع تصاویر: اینترنت یا ترسیم شده توسط نویسنده

هر سال ۱۶ آبان یادآور روز پرواز روح مادرم به جوار رحمت الهی است.

با آرزوی آرامش برای روح پاک پدر و مادرم که یکی را در سال ۱۳۷۷ و دیگری را در سال ۱۳۸۸ از دست داده ام.

 

می نویسم امروز؛ ۱۶ آبان ۱۳۹۹، به یاد آنان با عشق،

 

برای استفاده در آزمایشگاه های پزشکی ایران.

به امید کاربردی بودن و دانستن قدر این نوشته ارزشمند توسط آزمایشگاهیان کشور

                                                                                                            دکتر صغری روحی

 

درخت توگر بار دانش بگیرد

به زیر آوری چرخ نیلوفری را

                             شعر از ناصر خسرو

 

یک پیام کوتاه:

انجام درست کار درست از مسئولیت­های اجتماعی هر یک از افراد جامعه است.

به مستندسازی کارآمد و اثربخش در آزمایشگاه پزشکی اهمیت دهیم تا بهره ­وری در آزمایشگاه افزایش یابد.

 

  در مطلب

 ” برای آزمایشگاهیان نوشته­ ام ۹ ” به پیشنهاد یک مطلب برای

” روش اجرایی مستندسازی و کنترل مدارک در آزمایشگاه پزشکی ”

پرداخته شده است، 

همجنین در این مقاله بسیار کاربردی،

به ذکر جزئیات اولین سندی که در هنگام استقرار سیستم مدیریت کیفیت

باید به نحو  صحیح در آزمایشگاه نوشته و به کار گرفته شود

اشاره شده است.

این سند باید توسط مدیرکیفیت آزمایشگاه تهیه شده و توسط رئیس آزمایشگاه  تصویب شود.

یادمان باشد فقط در صورت درک عمیق جزئیات این سند،

شاهد یک مستندسازی کارآمد و اثربخش

در زمان استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه تشخیص پزشکی

خواهیم بود.

مطالعه این مقاله بسیار کاربردی  و توجه به سند روش اجرایی پیشنهادی 

به شما عزیزان توصیه می ­شود …

 

مستندسازی چیست؟

مستندسازی عبارت است از گردآوری، ثبت، تنظیم، تدوین و دسته بندی اطلاعات مرتبط با فعالیت های یک فرایند کاری به طوری که یک فرد بی تجربه و کم مهارت با داشتن این مستندات می­ تواند کار را نه بدون مشکل بلکه با کمترین مشکل، علیرغم بی تجربگی و نداشتن مهارت کافی، تقریبا مانند فرد اصلی انجام دهنده کار انجام دهد.

 

فواید مستندسازی در سازمان آزمایشگاه پزشکی

ایجاد فرهنگ مستندسازی در سازمان آزمایشگاه پزشکی باعث می شود

 همیشه مجبور نباشیم از نقطه صفر شروع کنیم.

 در واقع، توجه به یک مستندسازی کارآمد و اثربخش از سیاست های استراتژیک یک مدیر است که

 هوشمندانه به امر مدیریت خود در سازمان می پردازد.

در چنین سازمانی کارکنان غالبا از صفر کار را شروع نکرده و معمولا صد را هم تحویل نمی دهند.

 

در یک فرایند ما کار را از نقطه ای آغاز و در نقطه ای خاتمه می دهیم

خروجی یک فعالیت در یک فرایند کاری می تواند ورودی یک فعالیت در همان فرایند و یا ورودی فرایند بعدی باشد.

مستندسازی با توجه به ثبت و ضبط کلیه جزئیات،

باعث ایجاد دقت درانجام کارهایی می شود که احتمال دارد ما جزئیات دقیق را فراموش کرده باشیم

به عنوان مثال ساخت محلولی که هر سال فقط یک بار ساخته می شود.

 

مستندسازی صحیح و اصولی باعث می شود دانش افراد در سازمان آزمایشگاه مانا شده و

یادگیری سازمانی توسعه و گسترش یابد

به قول استاد علیرضا داداشی، مستندسازی حلقه رابط یادگیری فردی و یادگیری سازمانی است.

 

آیا هر ثبت و ضبطی مستندسازی است؟

یادمان باشد هر ثبت و ضبطی مستندسازی نیست.

در یک مستندسازی صحیح،

ارتباط اسنادی فعالیت های مختلف در یک فرایند نشان داده می شود. 

ثبت و ضبط مستندات نیاز به مدیریت داشته و باید به شکل فرایندی دیده شده و با یک اسلوب خاص انجام شود.

به همین دلیل موضوع مدیریت مستندسازی براساس بندهای ۴-۲ و ۴-۳ استاندارد ۱۵۱۸۹ مطرح می شود.

آموزش و یادگیری برای انجام کار به شکل اصولی ضروری است.

تا کار به روش صحیح انجام شود.

برای انجام کار به شکل صحیح

در فرایند مستندسازی و کنترل مدارک،

 ما به یک روش اجرایی نیاز داریم.

در این نوشته

روش اجرایی پیشنهادی برای یک مستندسازی صحیح  و کنترل مدارک

 بر اساس بندهای ۴-۲ و ۴-۳ استاندارد INSO-ISO 15189  و با رعایت مفاد استاندارد ۱۰۰۱۳

به شما عزیزان آزمایشگاهی تقدیم می شود.

توجه داشته باشید این روش اجرایی پیشنهادی بوده و

برای کاربردی شدن نیاز به بومی سازی و بازنویسی برای هر آزمایشگاه با توجه به شرایط و دامنه عملکرد دارد.

 

روش اجرایی مستندسازی، شماره گذاری، کنترل مدارک، بازنگری و نحوه صدور

برای آزمایشگاه پزشکی فرضی

۱)هدف از ایجاد:

هدف از ایجاد این سند تشریح رویه شماره­ گذاری مستندات سیستم کیفیت در آزمایشگاه فرضی بوده که بدین ترتیب مدارک و سوابق سیستم طی آن به طور یکپارچه و هماهنگ ایجاد شده و قابلیت کنترل و ردیابی وجود خواهد داشت. همچنین از به کارگیری فرم های مشابه در سیستم مدیریت کیفیت پرهیز شده و چنانچه هر مدرک شامل اسناد سیستمی و فرم­ ها بنا به ضرورت مورد بازنگری قرار گیرد از به کارگیری اسناد و فرم­های منسوخ اجتناب گردد.

۱-۱) بازنگری این سند طبق نظر هریک از کارکنان ذ­­ی­ صلاح و با تایید مقام ذی­ صلاح امکان ­پذیر است.

۲) دامنه کاربرد سند:

این روش اجرایی در آزمایشگاه فرضی … واقع در … کاربرد دارد. جهت کاربردی شدن این سند، مدیر کیفیت آزمایشگاه به منظور برقراری الزامات بند ۴-۲ و ۴-۳ استانداردINSO-ISO 15189 طبق شرح وظیفه ابلاغ شده، قبل از هر نوع اقدام جهت مستندسازی در بخش ­های آزمایشگاه موظف به تعیین شماره انحصاری برای اسناد و مدارک است.

۳)مسئولیت اجراء:

مسئولیت اجرای این سند با مدیر کیفیت آزمایشگاه و مسئولیت نظارت بر حسن اجرای آن با رئیس آزمایشگاه (مسئول فنی آزمایشگاه) است.

۴)تعاریف:

۱-۴) روش اجرایی: سندی که در آن نحوه و چگونگی انجام کار با تعیین مسئولیت­ های انجام کار شرح داده شده است.

 ۲-۴) دستورالعمل کاری: سندی که در آن جزئیات انجام کار به طور دقیق شرح داده شده و جنبه دستور کار را،  برای کارکنان دارد.

۳-۴) آیین نامه: سندی که ضوابط کلی و مقررات تعیین شده برای موضوعات مختلف سازمانی را مشخص کرده  به طوری که در تدوین روش ­های اجرایی و دستورالعمل ­های کاری این چارچوب­ ها لازم ­الاجرا است.

۴-۴) استاندارد: اسنادی که الزامات آن برای انجام کار در سازمان به صورت قطعی تعیین شده است و شامل دو دسته است: استانداردهای برون سازمانی و استانداردهای درون سازمانی

۵-۴) رئیس آزمایشگاه: مسئول فنی آزمایشگاه طبق استاندارد INSO-ISO 15189

۵)شرح سند:

اسناد سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه و بخش­های وابسته به آن، به شرح ذیل ایجاد، شناسایی و کنترل می ­گردد:

۱-۵) نحوه شماره­ گذاری: به منظور شناسایی انحصاری اسناد سیستم مدیریت کیفیت که در آزمایشگاه  و بخش ­های وابسته به آن ایجاد می­ شود سیستم شماره  گذاری اسناد به ترتیب ذیل بوده تا هریک از اسناد به طور اختصاصی شناسایی و به کار گرفته شود.

۱-۱-۵) انواع سند اصلی سیستم مدیریت کیفیت که مدارک و سوابق را در هرم مستندات سیستم مدیریت کیفیت تشکیل می ­دهند عبارت هستند از خط مشی کیفیت، نظامنامه کیفیت، آیین نامه ها، استانداردها اعم از برون سازمانی و درون سازمانی، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری و فرم ها جهت ایجاد سوابق.

           

اگر به متن کامل این سند؛ روش اجرایی، به عنوان الگو برای آزمایشگاهتان نیاز دارید

 متن کامل مقاله در فرمت PDF را از لینک مرتبط با این مقاله دانلود نمایید.     

 

برای دانلود این مقاله به لینک زیر مراجعه نمایید.

نام فایل: برای آزمایشگاهیان نوشته ام۹ (دکتر صغری روحی دهنبه)

پسوند فایل: Pdf.

لینک دانلود