به نام خدا
از سری نوشته های “برای آزمایشگاهیان نوشته ام” ۳
۱۳۹۷/۰۹/۲۰
حقوق مادی و معنوی این نوشتار برای نویسنده محفوظ میباشد.
فرایند چیست؟
اهمیت رویکرد فرایندی در آزمایشگاه…
?What is the process
… The importance of the process approach in the lab
گردآوری و تدوین: دکتر صغری روحی دهنبه
منبع عکس ها: ترسیم شده توسط نویسنده / اینترنت
یک پیام کوتاه:
در آزمایشگاه های تشخیص پزشکی نیاز به تحول نادر وجود دارد.
تغییر و تحول در نگرش، انگیزش،دانش و رویه ها
باعث سرآمدی آزمایشگاه و ایجاد مزیت رقابتی میشود.
رویکرد فرایندی یکی از اصول مدیریت کیفیت است. در هرسازمانی از جمله آزمایشگاه به آن توجه ویژه داشته باشیم.
مقدمه
پس از توجه به اصل رهبری موثر و راهبری صحیح (ایجاد مدیریت نوین) در آزمایشگاه، وجود رویکرد فرایندی و داشتن نگرش سیستمی در کل آزمایشگاه، یکی دیگر از ضروریات استقرار سیستم مدیریت فراگیر کیفیت براساس استاندارد ۱۵۱۸۹ است.
به عنوان یک اصل پایه و برای این که مجموعه آزمایشگاه بتواند فرایندنگر باشد و روح سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه دمیده شود باید کلیه کارکنان با تعریف فرایند و مفهوم آن آشنا باشند.
این مقاله در زمینه فوق مطالبی را در بر دارد به طوری که در پایان این مقاله مفهوم فرایند و اهمیت فرایندنگری در آزمایشگاه برای کارکنان روشن و مبرهن میگردد.
تعریف فرایند
فرایند در فرهنگ فارسی معین به معنی مجموعة عملیات و مراحل لازم برای رسیدن به یک هدف مشخص است اما از دیدگاه سیستمی تعریف دقیق تر فرایند عبارت است از مجموعه فعالیت ها و عملیات مرتبط با هم که یک یا چند ورودی را تبدیل به یک یا چند خروجی میکند. برای انجام این فعالیت ها به تخصیص منابعی مانند نیروی انسانی و مواد اولیه نیاز است.
به فرایند، اصطلاح «روند» به معنی تغییر مرحله به مرحله به سمتِ یک هدف معین نیز اطلاق میشود. برای درک بیشتربه مثال زیر توجه نمایید:
در آزمایشگاه تشخیص پزشکی در جریان فرایند اصلی آزمایشگاه درخواست آزمایش بیمار با مجموعه ای از فعالیت ها و عملیات تبدیل به نتیجه آزمایش میشود(شکل ۱).
شکل ۱- فرایند اصلی آزمایشگاه از درخواست آزمایش تا جواب آزمایش
این فرایندها که توسط نیروی انسانی آموزش دیده احراز صلاحیت شده با صرف مواد انجام میشود، باید شناسایی، تحلیل و پیاده سازی شده سپس در هر مرحله مورد پایش، کنترل و نظارت قرار گیرند تا ورودی فرایند اصلی آزمایشگاه یعنی “درخواست آزمایش” تبدیل به یک خروجی مناسب یعنی “جواب آزمایش دقیق، صحیح و به هنگام” شود.
فرایند اصلی آزمایشگاه
خوشبختانه شناسایی سه فرایند دخیل در فرایند اصلی آزمایشگاه که منجر میشود انتظارات پزشک و بیمار برآورده شود خیلی آسان است! (شکل ۲).
- فرایند قبل از انجام آزمایش
- فرایند انجام آزمایش
- فرایند پس از انجام آزمایش
شکل ۲- فرایند اصلی آزمایشگاه شامل زیرفرایندهای قبل از انجام آزمایش، انجام آزمایش و پس از انجام آزمایش
پیامک مهم:
به یاد داشته باشیم طی هر فرایند مجموعه ای از فعالیت ها بر اساس مدارک مصوب آزمایشگاه انجام میشود
که در نتیجه آن فرم ها تکمیل شده و سوابق که رد پای انجام کار است ایجاد میگردند.
به کارگیری مجموعه مدارک مصوب آزمایشگاه توسط کارکنان
نشان دهنده وجود روح سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه است.
بعد از پیامک مهم فوق که ضروری است
به صورت مداوم مد نظرمان باشد
برمیگردیم سر موضوع مقاله:
فرایند
در شکل ۳ به خوبی نشان داده شده است که فرایند اصلی آزمایشگاه شامل سه فرایند دیگر است، همچنین نشان داده شده است که ورودی هر فرایند، خروجی فرایند بعدی است.
شکل ۳- فرایند اصلی آزمایشگاه از درخواست آزمایش تا جواب آزمایش
۱- فرایند قبل از آزمایش شامل دو فرایند پذیرش و فرایند نمونه گیری:
- طی فرایند پذیرش، برگه درخواست آزمایش در بخش/ واحد پذیرش آزمایشگاه توسط مسئول پذیرش بررسی و در صورت امکان انجام آزمایش ها در آزمایشگاه در این بخش/ واحد، پذیرش بیمار/مراجعه کننده انجام میشود به این ترتیب برگه درخواست آزمایش به عنوان ورودی فرایند پذیرش، تبدیل به قبض پذیرش به عنوان خروجی این فرایند میشود.
- قبض پذیرش که خروجی فرایند پذیرش است به عنوان ورودی فرایند نمونه گیری عمل کرده، در بخش نمونه گیری پس از کنترل هویت بیمار نمونه خون برای آزمایش های بیمار گرفته شده، راهنمایی های لازم برای گرفتن نمونه هایی مثل ادرار، خلط و … به بیمار داده میشود. به این ترتیب قبض پذیرش بهعنوان ورودی فرایند نمونه گیری تبدیل به نمونه بیمار به عنوان خروجی این فرایند میگردد. بدیهی است که اداره و مدیریت نمونه بیمار در این مرحله بسیار مهم بوده لذا نمونه های بیماران باید تا زمان آزمایش در شرایط مناسب از نظر دما و … نگهداری شود.
۲- فرایند آزمایش شامل دو فرایند انجام آزمایش و فرایند اطمینان از کیفیت نتایج آزمایش:
طی فرایند آزمایش، با یک روش آزمایش صحه گذاری شده، آزمایش بر روی نمونه بیمار انجام شده، نتایج به دست آمده، جهت بررسی به مقام ذیصلاح و مجاز ارسال میگردد. لازم به ذکر است کنترل کیفیت این قسمت باید طبق طرح کیفیت انجام شود تا تضمین کیفیت نتایج وجود داشته باشد.
۳- فرایند پس از آزمایش خود شامل سه فرایند بررسی نتایج و تعیین تکلیف باقیمانده نمونه بیمار، گزارش نتایج و صدور نتایج:
در این مرحله؛ طی فرایند بررسی نتایج، مسئول مجاز نتایج آزمایش را بررسی شده، در صورت مناسب بودن نتایج کنترل کیفی بر اساس طرج کیفیت، نتیجه آزمایش وارد فرایند گزارش نتایج گردیده، جواب آزمایش در بخش/ واحد جواب دهی در فرمت استاندارد ایجاد میگردد. در فرایند صدور نتایج، گزارش ایجاد شده در فرایند گزارش نتایج، پس از کنترل کیفیت توسط فرد مجاز، برای تایید نهایی به مسئول فنی داده میشود تا نهایتا پس از امضاء پاکت شده و به فرد مجاز (ارائه دهنده قبض آزمایش) داده شود.
باقیمانده نمونه در پایان فرایند آزمایش و بررسی نتایج؛ بسته به نوع نمونه، طبق “دستورالعمل انبارش، نگهداری و وارهایی نمونه های بالینی پس از انجام آزمایش”؛ تدوین و تصویب شده در آزمایشگاه، تعیین تکلیف میگردد.
نقشه فرایندی چیست؟
و چرا رسم نقشه فرایندی برای آزمایشگاه اهمیت دارد؟
بدیهی است به غیر از فرایند اصلی، تعدادی فرایند دیگر در آزمایشگاه وجود دارد که
از فرایند اصلی آزمایشگاه حمایت و پشتیبانی میکنند.
این فرایندها عبارتند از:
فرایندهای پشتیبانی و فرایندهای مدیریتی
که به مثابه یک سنگ زیربنا عمل نموده،
فرایند اصلی آزمایشگاه را پشتیبانی و حمایت کرده،
در صورت وجود هماهنگی کامل انجام امور در فرایند اصلی آزمایشگاه را تسهیل مینمایند.
شکل ۴؛ طراحی شده توسط نویسنده مقاله، تجسمی ساده از نقشه فرایندی آزمایشگاه
شامل فرایند اصلی، فرایندهای پشتیبانی و فرایندهای مدیریتی را در آزمایشگاه پزشکی نشان میدهد.
شکل ۴- نقشه فرایندی پیشنهادی برای یک آزمایشگاه براساس استاندارد ۱۵۱۸۹
در بند ۴-۲ استاندارد INSO-IS0 15189 به این نکته اشاره شده است که
هر آزمایشگاه در گام های اول استقرار سیستم مدیریت کیفیت باید:
فرایندهای خود را شناسایی نموده،
توالی و تعامل آنها را مشخص نموده،
برای آنها مدارکی با عنوان شناسنامه فرایند با تعیین شاخص های کیفیت تهیه کرده،
معیارهای پایش و اندازه گیری عملکرد فرآیندها را تعیین نماید.
فرایندها باید با اهداف، دامنه کاری و پیچیدگی آزمایشگاه متناسب بوده و
باید با رویکرد ایجاد ارزش افزوده و مزیت رقابتی برای آزمایشگاه طراحی گردد .
شکل ۴؛ که در آن از همه فرایندهای آزمایشگاه یاد شده است،
میتواند پیشنهادی طلایی برای رسم نقشه فرایندی در آزمایشگاه تشخیص پزشکی باشد.
در مطلب ” پیوست به مقاله “برای آزمایشگاهیان نوشته ام ۳ ” به ارائه یک فرم ۳ صفحه ای؛ طراحی شده توسط نویسنده با توجه به جزئیات استاندارد مورد نیاز برای تهیه شناسنامه فرایندها و پایش آنها اشاره شده است. همچنین برای تعیین شاخص های کیفیت به موضوعات و مواردی کاربردی اشاره شده است.
نتیجه گیری :
مطالب بالا اهمیت رویکرد فرایندی و نگرش سیستمی را توضیح داده است. تا اینجا باید به این نتیجه رسیده باشیم رویکرد فرایندگرا با کاهش سلسله مراتب سازمانی و مشخص بودن فرایندها و اهداف آنها باعث میشود:،
-سنجش عملکرد و ارتقاء فرایندها به طور مداوم انجام شده،
-کار توسط کارکنان با آزادی عمل و قدرت تصمیم گیری و اقدام به صورت تیمی انجام شده،
-کارکنان اسیر سلول های نمودار سازمانی نبوده با یکدیگر تبادل اطلاعات نموده و
-به جای اینکه سد راه هم باشند تسهیل گر امور شده،
-به این ترتیب باور ارزشمندی در کارکنان جوانه زده،
خلاقیت کارکنان شکوفا شده در نتیجه دگرگونی اساسی در سازمان ایجاد میشود.
برای درک بیشتر، توجه شما خواننده عزیز این مقاله به عکس کاریکاتوری زیر(شکل ۵) جلب میگردد.
بررسی و ارزیابی کارایی و اثربخشی فرآیندها نیز
با تهیه شناسنامه فرایند و
تعیین شاخص های کیفیت امکان پذیر می گردد
- بازنگری دوره ای فرایندها با توجه به شاخص های کیفیت سبب نیاز به بازطراحی فرایند گردیده،
- با اجرای فرایند بازطراحی شده، دستیابی به یکی از اهداف یعنی بهبود امور به صورت مداوم در آزمایشگاه تضمین میشود زیرا تنها راه ارتقاء مداوم کیفیت در آزمایشگاه، پایش و ارزیابی مداوم طرحهای کیفیت برای فرایندهای آزمایشگاه است(شکل ۶).
در مطلب ” پیوست به مقاله “برای آزمایشگاهیان نوشته ام ۳ ” به ارائه یک فرم ۳ صفحه ای؛ طراحی شده توسط نویسنده با توجه به جزئیات استاندارد مورد نیاز برای تهیه شناسنامه فرایندها و پایش آنها اشاره شده است. همچنین برای تعیین شاخص های کیفیت به موضوعات و مواردی کاربردی اشاره شده است.
شکل ۶- روند بهبود مداوم کیفیت
باید توجه داشته باشیم
فقط در صورت وجود روح سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه و
توجه کارکنان به انجام وظایف محوله بر اساس مدارک مصوب سیستمی،
۱- داده های لازم برای اندازه گیری عملکرد فرآیند با کمک طرح های کیفیت آزمایشگاه جمع آوری شده،
۲- سپس اطلاعات حاصله تجزیه و تحلیل شده، نقاط قوت و ضعف مشخص میگردند
۳- به این ترتیب با انجام اقدامات اصلاحی یا اقدامات پیشگیرانه ارتقاء کیفیت ایجاد شده در نتیجه آن آزمایشگاه در سطحی جدید از نمود کیفیت قرار خواهد گرفت.
به پايان آمد اين دفتر حکايت همچنان باقي
به صد دفتر نشايد گفت حسب الحال مشتاقي
سعدی
در مطلب ” برای آزمایشگاهیان نوشته ام ۴ ” به کلیه فرایندهای آزمایشگاه تشخیص پزشکی اشاره شده،
چگونگی رسم فلوچارت یا فلودیاگرام برای یک فرایند، آموزش داده خواهد شد زیرا
هر فرایند نقشه ای دارد که در واقع
فلوچارت یا فلودیاگرام ساده ای از فعالیت های آن فرایند را از آغاز تا پایان نشان میدهد
لذا در مقاله بعدی به این مقوله پرداخته خواهد شد که
چگونه نقشه هر فرایند یا روندهای کاری خود را در آزمایشگاه رسم نموده ( طبق شکل زیر)
و روش اجرایی متنی آن را به صورت اصولی و علمی بنویسیم!
این سلسله مقالات را دنبال کنید…
برای دانلود این مقاله به لینک زیر مراجعه نمایید
نگاه فرآیندی به نوعی مرتبط به تفکر سیستمی است، طوری که ما در یک سیستم هم علاوه بر اجزا به روابط بین آنها نیز توجه داریم. هر فرایند، شیوه پاسخ به یک نیاز یا مسئله را شرح میدهد. مثلا قلب به عنوان جزئی از سیستم بدن انسان با همکاری دیگر اجزا مثل ریه، عروق و … برای پاسخ به نیازِ اکسیژن رسانی در حال انجام یک فرایند از پیش تعیین شده هستند. طوری که باید ریه اکسیژن را جذب و قلب آن را توسط عروق به اندام‌ها برسانند. آزمایشگاه نیز مانند بدن انسان، نیازها و مسائل مختلفی دارند، با این تفاوت که فرآیندهای از پیش تعیین شده‌ای به آنها پاسخ نمی‌دهد و یک مدیر کیفیت شایسته، بایستی با استانداردهای از پیش مشخص شده، فرایندهای بهینه‌ای برای پاسخ به آنها تعریف کند.
سپاس از مطالب زیبا و آموزنده که سخاوتمندانه در دست مان نهادید
با سلام
با تشکر از مطالعه مطلب و ارائه دیدگاه.
با آرزوی موفقیت روزافزون برای شما.